Feedback to narzędzie, które może pomóc ustrzec się przed wieloma konfliktami, rozwiązać je i zaoszczędzić wielu negatywnych emocji. Wystarczy poznać kilka zasad, by skutecznie się nim posługiwać – tutaj dowiesz się jak go stosować „w domu i pracy”.
Czym jest feedback i dlaczego jest, aż tak ważny?
Słowo to pochodzi z języka angielskiego, coraz częściej używane przez Polaków, zastępując swój polski odpowiednik – informację zwrotną. Najczęstszą formą feedbacku biznesowego stosowanego w dzisiejszych czasach jest informowanie pracowników firmy o ocenie ich pracy. Wyróżniamy dwie formy feedbacku, negatywny oraz pozytywny. Prawidłowo stosowany feedback, pozwoli Twoim współpracownikom uzyskać konstruktywną ocenę swoich działań. Odpowiednio przekazana informacja zwrotna pomoże wprowadzić określone zmiany do tryby pracy Twoich pracowników. Istotne w przekazywaniu feedbacku jest to, by był on taktowny i właściwy. Jest to umiejętność, której trzeba się nauczyć i ćwiczyć, ze względu na formę przekazywania, która powinna być naturalna, a zarazem empatyczna.
Podczas udzielania feedbacku, należy skupić uwagę głównie na formę oraz treść komunikatu. Jest to istotne, ponieważ dzięki użyciu poprawnych form, Twój rozmówca dobrze Cię zrozumie, a przy tym nie poczuje się urażony. Informacja zwrotna powinna być zbudowana z 2 filarów, negatywnego oraz pozytywnego. Zapewnia to poczucie bezpieczeństwa odbiorcy, komunikat taki nie zostanie odebrany jako atak w jego stronę.
Jak dawać feedback zgodnie z zasadami savoir-vivre?
Zwracaj się bezpośrednio do rozmówcy główna zasada feedbacku! Pamiętaj o tym, że jeżeli chcesz kogoś pochwalić, udzielić mu rady, czy poprosić też o zmianę zachowania, musisz zwrócić się bezpośrednio do odbiorcy tego komunikatu.
Omawianie zachowania osób trzecich, nie jest zgodne z zasadami savoir-vivre. Takie postępowanie, może zostać źle odebrane, przez odbiorcę komunikatu, jak i przez całą grupę. Poprzez takie zachowanie tracisz zaufanie swoich pracowników, osób współpracujących, bliskich.
Przekazuj negatywne wiadomości na osobności
Przekazywanie pochwał w towarzystwie jest rzeczywiście czymś pozytywnym i budującym dla pracownika jak i całego Twojego zespołu. Odwrotnie jest z przekazywaniem negatywnej informacji, która może spowodować konflikt przy towarzystwie innych pracowników oraz zaburzy Twoją wypowiedź. Zrób to na osobności, dzięki czemu unikniesz kłótni.
Oceniaj zachowanie lub wypowiedź, nie człowieka
Przy przekazywaniu negatywnego komunikatu, w łatwy sposób możesz przekroczyć cienką granicę, która sprawi, że w sposób nieświadomy dotkniesz czyichś uczuć. Nie mieszaj faktów, trzymaj się jednej, konkretnej wypowiedzi.
Przekazuj więcej pozytywnego feedbacku niż negatywnego.
Feedback częściej kojarzy się z negatywną wypowiedzą. Zdecydowanie trudniej nam, jako społeczeństwu przychodzi chwalenie innych. Jeżeli masz tylko możliwość, pochwal swoich współpracowników, pracowników za dobrze wykonaną pracę. Poprzez to, osoba do której będziesz kierować komunikat, będzie wiedzieć również, że potrafisz podzielić się również pozytywnymi wrażeniami. Osoby nadmiernie krytykujące pracę, nie są dobrze odbierane w środowisku pracowniczym.
Przekazuj konkretne informację oparte na podstawie case/przykładu
Używaj prostego i zrozumiałego języka. Skup się na jednej informacji. Bazuj na konkretnych przykładach, dzięki czemu usprawnisz komunikację między Tobą a pracownikami. Przeanalizuj zadanie, które należałoby poprawić i wspólnie z pracownikiem postaraj się je ulepszyć.
Motywuj do odpowiedzi, dawaj czas na reakcje odbiorcy
Feedback powinien być przekazywany w sposób stonowany i wolny. Pamiętaj również, że to nie monolog. Pozostaw w swoim komunikacie przestrzeń do tego, aby Twój rozmówca również mógł się do niego odnieść. Staranie wysłuchuj rozmówcy, dopytuj „A Ty, co o tym myślisz? Masz jakiś pomysł na rozwiązanie tego problemu?.”
Przy negatywnej informacji zwrotnej – zachęć do opracowania planu naprawczego
Określ konkretnie, co Ci się podoba, a co chciałbyś, żeby zostało poprawione. Daj czas Twojemu odbiorcy na opracowanie planu naprawczego. Pamiętaj, że negatywny feedback nie może stanowić ostatecznej oceny sytuacji lub też mieć wpływ na decyzje.
Kończ na pozytywnym i motywującym komunikatem
Zazwyczaj człowiek zapamiętuje początek oraz koniec rozmowy.
Zakończ swój komunikat na pozytywnej wypowiedzi, na pewno podniesie to pracownika na duchu. Zdanie „Wierzę, że dzięki tym uwagą będziesz mógł lepiej i skutecznie się rozwijać”, doda odbiorcy poczucia bezpieczeństwa.
Co w feedbacku jest niedopuszczalne?
Ważnym jest, aby pamiętać, że podczas udzielania informacji zwrotnej, bardzo łatwo jest popełnić błąd. Komunikacja często jest problemem, gdy w tonie głosu przeważają złe emocje czy też przeciwnie, gdy występuje strach przed przekazaniem niewygodnych wiadomości dla odbiorcy. Istotnym jest unikanie negatywnych uniesień, agresji w wypowiedzi czy też lęku w głosie. Osobiste uprzedzenia i skrywanie urazy to główne problemy w feedbacku. Przeszłość nie powinna stanowić blokady do przekazywania merytorycznego komunikatu, tak samo jak osobiste uprzedzenia. Jeśli ww. problem występuje, głównym celem jest jak najszybsze jego wyeliminowanie. Również znaczącym czynnikiem jest czas i miejsce przekazywania informacji zwrotnej. Niedopuszczalnym jest przekazywanie go w korytarzu, biegu czy też w toalecie. Ważnym jest, by stworzyć do tego odpowiednie warunki, by odbiorca jak i nadawca komunikatu czuli się komfortowo. Pamiętaj o chwaleniu pracownika w grupie.
Formułuj komunikaty zrozumiałe, unikaj nadmiernych emocji, pozostaw przestrzeń do wypowiedzi odbiorcy, który będzie miał możliwość odwołania się do komunikatu. Jeśli feedback jest negatywny, stwórz warunki do poprawy. Większość osób, do której kierujesz negatywny feedback zasługuje na drugą szansę i możliwość poprawy. Pamiętaj, komunikując się z członkami rodziny, nie ma możliwości uniknięcia feedbacku.
Pamiętaj, by udzielać feedbacku, który da Twojemu pracownikowi prawdziwą wartość!
